Wie formuliere ich ein Problem?

Eine Problembeschreibung muss formal folgende Elemente enthalten:

• Betroffene: Wer ist von dem Problem betroffen?
• Erscheinung: Wie tritt das Problem in Erscheinung? (wann, wo, wie oft, wodurch bedingt)
• Ursachen: Mit welchen Ursachen ist das Problem verknüpft?
• Folgen: Welche Folgen könnten sich in Zukunft zeigen, wenn das Problem nicht gelöst wird?

Beispiel A

Viele Mitarbeiter des Unternehmens (Betroffene) können sich das Essen in der Kantine nicht leisten (Erscheinung). Deswegen sind sie regelmäßig schlecht verpflegt (Ursache), was dazu führt, dass sie bei der Arbeit erschöpft und unkonzentriert sind (Folgen).

Stil

Ein Problem sollte immer knapp, jedoch dem problematischen Sachverhalt angemessen beschrieben werden. Was »angemessen« bezogen auf die Textlänge heißt, kann stark variieren. Manchmal reicht ein längerer Satz, um ein Problem für alle Beteiligten klar und deutlich zu umreißen, in anderen Fällen ist eine genauere Problemanalyse erforderlich. Die Angemessenheit bezieht sich auf die Komplexität der Ausgangssituation.

Wenn eine umfangreichere Problembeschreibung erforderlich ist, sollte ihr eine kurze »Zusammenfassung« vorangestellt werden, die das Problem in Eckpunkten umreißt. In dem darunter stehenden Textkasten »Problembeschreibung« erfolgt die genauere Beschreibung.

Lösungsneutralität

Ein Problem sollte immer lösungsneutral formuliert werden, da es oft mehrere Problem-Lösungen gibt, welche gegeneinander abzuwägen sind, um die beste Lösung zu finden.

Beispiel B

Statt: »Das Essen in der Kantine ist zu teuer ...«
Besser: »Viele ... können sich das Essen in der Kantine nicht leisten ...«

Wenn das Problem darin bestünde, dass das Essen zu teuer ist, gäbe es dafür nur eine Lösung, nämlich dass es günstiger werden muss. Aber möglicherweise sind die Essenspreise schon knapp kalkuliert.

Das eigentliche Problem besteht ja auch darin, dass sich viele das Essen nicht leisten können. Und für dieses Problem gibt es mehrere Lösungen, statt nur die Preise zu senken. Das Unternehmen könnte in Erwägung ziehen, die Preise für Mitarbeitende zu subventionieren; es könnte Essens-Gutscheine an Mitarbeitende verteilen oder das Essen für Angestellte völlig kostenlos anbieten. Ein Lösungsansatz wäre auch, die Löhne für die Beschäftigten mit den geringsten Einkommen anzuheben.

Berechtigtes Interesse

In der Problembeschreibung sollte die Berechtigung des Interesses zum Ausdruck kommen. Inwiefern liegt die Lösung des Problems im Interesse der Vertragsgemeinschaft und ist dieser zuzumuten?

Die Formulierung »Viele Mitarbeiter des Unternehmens« macht z.B. deutlich, dass es überhaupt eine Beziehung des Problems zum betreffenden Unternehmen gibt. Es macht außerdem implizit deutlich, dass das Problem mit täglicher Regelmäßigkeit auftritt, und dass die Preise in der Kantine mit den Löhnen, die vom Unternehmen gezahlt werden, in Relation stehen. Die Folgen dieses Problems, dass sich die mangelnde Verpflegung der Mitarbeiter durch »Erschöpfung und Unkonzentriertheit« auf die Arbeit auswirkt, zeigt deutlich an, dass das Unternehmen dieses Problem ernst nehmen sollte.